A organizar eventos es algo que he tenido que aprender sobre la marcha en los últimos dos años, como todo mundo desconocido, es complejo cuando acabas de entrar en él, y hasta que adquieres tu propia metodología que puede no ser la mejor, pero que da sus frutos. En los eventos que he tenido que realizar partía de cero, es decir, sin patrocinadores, sin alguna organización que me cediera su espacio y sin conocer muy bien el tipo y la cantidad de público interesado en ellos. Ha sido una cuestión de ir tanteando de una y otra manera para conseguir hacerlo viable económicamente y con interés para un público concreto:

• Planifica con tiemp0. Todo evento que vaya más allá de una reunión de amigos tendrá multitud de imprevistos y de cambios, empieza ya, tienes menos tiempo del que crees para organizarlo.

• Pregúntate en primer lugar cómo vas a hacerlo viable económicamente, antes de contactar con ponentes, subvenciones o patrocinadores. Esto dependerá fundamentalmente de tres factores: ¿cuál es tu masa crítica? ¿estás en un mercado donde se mueven dinero o intereses? ¿las subvenciones son una opción?

• Contacta con los patrocinadores a principios de marzo. No importa que tu evento sea en abril o en noviembre, en esa época es cuando las empresas han repartido el presupuesto a los departamentos y plantean en qué gastárselo. Si tienes un evento en diciembre y empiezas a buscar patrocinio en agosto encontrarás todas las puertas cerradas.

• Haz una web y pon aunque sea solo el título. Aplica la metodología de divide y vencerás, si esperas a tenerlo todo cerrado y perfecto para lanzar la web del evento será demasiado tarde. Haz saber que va a celebrarse el evento sobre un tema concreto, en primera instancia solo necesitas una fecha aproximada del evento y una ciudad, nada más, ni ponentes, ni patrocinadores, ni un lugar, ni si serán gratuitas o de pago. Una web con un nombre y una época del año es todo lo que necesitas para ir generando interés.

• Ten varias modalidades de patrocinio. En mi experiencia, lo que a un posible patrocinador le parece un exceso a otro le parece una ganga. Llega a un acuerdo individual con cada patrocinador sobre una base de categorías fijas, si no partes de categorías fijas la negociación se hará infinita, y si solo tienes una podrán molestarse porque la oferta no les parezca adecuada.

• Elige el lugar en función de la previsión de asistencia, cámbialo unos meses antes si ves que la demanda ha variado mucho respecto de lo previsto. El coste del local irá básicamente en función de la capacidad de acogida del mismo. Si calculas unas 200 personas alquilar un local para 1000 solo te traerá problemas económicos. Si calculas 1000 no cojas un espacio para 200 y se tenga que quedar mucha gente fuera. Si no puedes hacerte una idea a priori del número de personas que asistirán, pon la venta anticipada de entradas desde el primer día con algún incentivo, realiza encuestas y añádele analíticas a tu web. En pocos meses podrás hacerte una idea del interes del evento.

• Delega. No quieras llevar el control de todo el proceso o hacerlo todo tú para abaratar costes. Hay un límite a partir del cual no se puede abarcar más. Y dos cabezas piensan siempre más que una, haz alianzas y consigue apoyos, aunque sea solo emocionalmente, te ayudarán a no tirar la toalla y ver las cosas con más calma en los momentos duros.

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